Proces

De pensioenregeling(en) moet(en) uiterlijk 1 januari 2028 zijn aangepast aan de nieuwe kaders. Het is belangrijk om op tijd te beginnen. Er moeten in het transitieproces keuzes en (financiële) afwegingen gemaakt worden. Daarnaast heeft ook de ondernemingsraad/ personeelsvertegenwoordiging een belangrijke rol. Besluiten over de pensioenregeling zijn respectievelijk instemmings-/adviesplichtig.

Ook zult u een goed moment van overstappen moeten bepalen. Wat nu als - bijvoorbeeld - uw uitvoeringsovereenkomst met uw uitvoerder al afloopt in de periode vóór 1 januari 2028. Dan is dat wellicht het meest aangewezen moment om over te stappen op de nieuwe pensioenregeling binnen de kaders van de Wet toekomst pensioenen.

Moment van overstappen

De meeste contracten kennen een looptijd van 5 jaar. Een logisch moment om de pensioenregeling aan te passen is de contractvervaldatum van de overeenkomst met de verzekeraar/PPI. Er zijn ook verzekeraars/PPI’s die werken met jaarcontracten of met doorlopende contracten. In die gevallen is er geen “natuurlijk” moment om de overstap naar een nieuwe pensioenregeling te maken.

Als het moment van de contractvervaldatum niet goed uitkomt of u heeft een jaarcontract dan wel doorlopend contract kan de regeling ook eerder of later worden aangepast, als de aanpassing maar gebeurt voor 1 januari 2028.
Om te vermijden dat er op het door u gewenste moment van overstap te weinig capaciteit is bij de adviseur en/of verzekeraar/PPI om de transitie naar een andere pensioenregeling op de juiste manier aan te pakken is het raadzaam om tijdig met uw adviseur te overleggen.
Er zijn circa 50.000 verzekerde regelingen die aangepast moeten worden. Wanneer iedereen wacht tot het laatste kwartaal van 2027 zal tijdige aanpassing niet (meer) mogelijk zijn.

Hoe eerder u start met het proces, hoe eerder u het juiste moment voor de overstap naar het nieuwe pensioenstelsel voor uw onderneming kunt bepalen.

Besluitvormingsproces

Het doel van het besluitvormingsproces is het overeenkomen van een gedragen pensioenregeling die niet alleen past binnen het nieuwe wettelijk kader van de Wet toekomst pensioenen, maar ook bij de onderneming en de werknemers.

Werkgever, werknemers, de adviseur en de verzekeraar/PPI hebben ieder hun eigen rol en taken. Het arbeidsvoorwaardelijk overleg kan plaatsvinden tussen de werkgever en (afhankelijk van de situatie) de ondernemingsraad/de personeelsvertegenwoordiging en de individuele werknemers.

Het eindresultaat – een pensioenregeling onder het nieuwe pensioenstelsel - is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen is van belang. Zo moet de gewenste pensioenregeling ook uitgevoerd kunnen worden door de pensioenuitvoerder.

Een projectplan helpt hierin structuur aan te brengen. Commitment van alle partijen aan het projectplan is cruciaal voor een soepel besluitvormingsproces. De keuzes die worden gemaakt moeten worden uitgewerkt in een transitieplan.

Projectplan

De transitie naar een gewijzigde pensioenregeling onder het nieuwe pensioenstelsel is een complex proces. Een projectplan kan inzicht geven in de te nemen stappen, het tijdpad, de rollen en verantwoordelijkheden en daarmee ook de benodigde deskundige begeleiding van een adviseur.

Wanneer te beginnen? Welke besluiten moeten met wie genomen worden? Aan welke wettelijke eisen moet het wijzigingstraject voldoen? Hoe betrek je de werknemers en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging in het traject? Wilt u alleen de pensioenregeling aanpassen aan de gewijzigde wettelijke kaders van de Wet toekomst pensioenen of wilt u ook kijken of de huidige verzekeraar/PPI ook in het vernieuwde pensioenstelsel de meest geschikte uitvoerder is?

Dit zijn vragen die u mee kunt nemen in een projectplan. Hoe uitgebreid een projectplan moet zijn, zal verschillen per werkgever en zelfs per regeling mocht u meerdere regelingen hebben.

Transitieplan

Indien u geen gebruik maakt van de eerbiedigende werking bij de overstap naar het vernieuwde pensioenstelsel dient u een transitieplan te maken. Het moment dat het transitieplan gereed moet zijn hangt af van uw overstapmoment, maar uiterlijk 1 oktober 2027.

In het transitieplan moeten de gemaakte keuzes bij de transitie worden opgenomen en de afwegingen én motieven die aan deze keuzes ten grondslag liggen. In het transitieplan moet ook inzicht worden gegeven in de effecten van de transitie naar de nieuwe pensioenregeling met behulp van een bruto profijt berekening: er moet inzicht worden gegeven in de effecten van de gewijzigde pensioenregeling aan de premiekant.

Om uw werknemers goed en volledig geïnformeerd te kunnen laten instemmen met de gewijzigde pensioenregeling kan het – mede vanuit arbeidsrechtelijk perspectief - verstandig zijn om ook in het transitieplan inzicht aan de aansprakenkant te verschaffen. Uw adviseur kan u hierbij helpen.

In het door uw pensioenuitvoerder – na het transitieplan - op te stellen communicatieplan zal dit inzicht in de aansprakenkant overigens ook (moeten) worden gegeven.

Over de mogelijke vormgeving en inhoud van het transitieplan volgt later meer informatie op dit platform.