Tips voor het opstellen van een communicatieplan: doelstellingen en boodschappen

[Beeldtitel]
Tips voor het opstellen van een communicatieplan: 
Doelstellingen en boodschappen

Tips uit het communicatieplan van TKP Pensioen en zijn pensioenuitvoerders.

Spreker 1
Bij mij aan tafel zit consultant pensioencommunicatie Marjan Krol van TKP. En jij hebt veel ervaring inmiddels met het opstellen van communicatieplannen. En jij wil graag je tips en trucs met ons delen. Hartstikke fijn dank je wel! Deze tips en trucs gaan over doelstellingen en boodschappen. Want er kan nog wel veel over de mensen uitgestrooid worden als het gaat over transitie informatie.

Hoe kom je tot je communicatiedoelstellingen?

Spreker 2
Waar wij ook, en daar heb ik het in een ander filmpje al over gehad, dus wij beginnen bij de wijzigingen en onderdelen die gelijk blijven. En in principe hadden we in eerste instantie bedacht oké, wij zetten letterlijk op iedere wijziging een onderdeel die gelijk blijft. Daar zetten we een kennis doelstelling op. Alleen wat je toen zag is dat je bijna veertig kennis doelstellingen kreeg.

Nou, wij dachten ook ons we zijn erg ambitieus, maar we dachten nou dat gaat ons iets te ver. Ja dus ik heb ook gesproken met andere collega's in de sector, dus met andere pensioen uitvoeringsorganisaties. En in één van de plannen zag ik ook dat daar onderscheid werd gemaakt tussen wat een deelnemer moet weten en wat een deelnemer moet begrijpen als hij er meer over wil weten.

En dan met name dat eerste, dat komt dan terecht in laag 1: wat vinden we zelf ook echt belangrijk? En de andere dus wat een deelnemer moet kunnen begrijpen, dat komt vaak in iets diepere lagen en dus we hebben voor gekozen om op de eerste groep wel een kennis doelstelling te zetten en op de tweede niet. Nou en dan zag je al dat het aantal in ieder geval kromp.

Spreker 1
Gelukkig was het makkelijk om die schifting te maken tussen wat moet er en wat is fijn om op door te kunnen kijken?

Spreker 2
Nee, dat viel best wel mee, want je denkt zelf al wel na over de kernboodschappen. Wat wil je in ieder geval vertellen en wat zou je eigenlijk sneller, omdat een deelnemer anders afgeleid raakt, in een diepere laag zetten? Dus dat ging eigenlijk best wel goed.

Spreker 1
Nou dat is mooi. En dan op elke doelstelling wel een boodschap, dus elke kennis, doelstelling?

Spreker 2
Jazeker, alleen je moet dan goed kijken. Want ook afhankelijk van de fase waarin je zit: je hebt nog niet alle boodschappen helemaal concreet. Dus op hoofdlijnen weet je wel zeker wat je moet gaan vertellen. Maar ik noem bijvoorbeeld even één over de uitkomsten van de scenario bedragen, want die kunnen best wel afwijken bij deelnemers. Met name bij jonge deelnemers zie je in de nieuwe stelsel dat die waaier enorm breed gaat zijn en in de huidige regeling dat die nou in ieder geval kleiner is.

Maar vaak heb je die berekeningen per deelnemer dan ook nog niet. En geef dat ook vooral aan in het communicatieplan. Dus we zeggen ook van nou we wachten nog de berekeningen af en we breiden het communicatieplan ook later uit. Want het is tenslotte een levend document.

Spreker 1
En geef je dan in het communicatieplan ook aan met welke scenario's je dan rekening houdt of welke richtingen van communicatie je dan aan denkt? Of zeg je gewoon nou, dan denken we t.z.t. er wel over?

Spreker 2
Nee, je kijkt dan wel heel hoog over. Je hebt natuurlijk ook al berekeningen gemaakt. Hoe vaak de adviseurs berekeningen hebben gemaakt voor fondsen. Dus daar heb je in ieder geval wel een richtlijn al. Maar de specifieke communicatie, bijvoorbeeld de bedragen, die kunnen ook nog afhankelijk zijn straks van een scenario set die gepubliceerd gaat worden. Daar kunnen ook weer gekke effecten in zitten. Dus we hebben ieder geval onderkend dat het nog effect kan hebben.

Maar we hebben niet alle scenario's al helemaal uitgewerkt ervoor.

Spreker 1
En er zijn ook wettelijke verplichtingen? Hoe geef je die dan nog een plek daarin?

Spreker 2
Ja, we waren inderdaad eerst begonnen bij een boodschap in te zetten op die wijzigingen en vervolgens zagen we inderdaad die wet verplichtingen. Ja, en dan wil je ook echt wat toelichting op geven. Denk bijvoorbeeld over die nou minstens twintig bedragen die we op moeten nemen in die transitie overzichten. Ja, die kan je niet zo nou onder elkaar zetten en zonder toelichting.

Dus ook die hebben we opgenomen in het communicatie plan. In eerste instantie dacht ik het gaat nu best wel ver om dat nu allemaal uit te gaan werken. Maar we zien nu ook nu we bezig zijn met die transitie overzichten, dat het ons enorm helpt dat we dat nu alvast hebben gelegd. En is het bijna een invuloefening is een groot woord, maar je hebt in ieder geval de hoofdlijnen heb je uitgetekend.

Spreker 1
Ja, en ook wel fijn dat het harde werk dan in het begin nu extra van pas komt.

Spreker 2
Precies, ja zeker!

[Eindleader]
Tips voor het opstellen van een communicatieplan: 
Begin bij de basis

Meer informatie? 
Werkenaanonspensioen.nl