Tips voor het opstellen van een communicatieplan: begin bij de basis

[Beeldtitel]
Tips voor het opstellen van een communicatieplan: Begin bij de basis
Tips uit het communicatieplan van TKP Pensioen en zijn pensioenuitvoerders.

Spreker 1
Ik heb vandaag te gast Marjan Krol, consultant pensioencommunicatie bij TKP. En we gaan het vandaag hebben over de tips en trucs die zij heeft ervaren bij het opstellen van communicatieplannen. TKP die doet dat voor de pensioenuitvoerders waar zij voor werken en inmiddels flink wat tips en trucs opgedaan. Dus daar gaan we het vandaag over hebben. Marjan, fijn dat je er bent en dank je dat je dat ook wil delen met ons.

Spreker 2
Zeker altijd.

Spreker 1
Deelnemers communicatie is natuurlijk heel erg belangrijk, zeker in zo'n grote transitie als dit. En daar moet wel een strategie op zijn vanuit de pensioenuitvoerder. Hoe hebben jullie dat aangepakt?

Spreker 2
Ja we hebben eerst eigenlijk de strategie proberen los te laten. En eerst gekeken van wat verandert er nou daadwerkelijk voor een deelnemer en wat moet een deelnemer weten tijdens de transitie? Dus we zijn samen ook niet alleen communicatie adviseurs, maar ook actuarissen en juristen. We zijn samen in één hok gaan zitten en hebben gekeken van als je van de ene regeling naar de andere regeling gaat, ja wat verandert er dan en wat is relevant voor een deelnemer om te weten tijdens transitie.

Spreker 1
En dan kan ik me voorstellen dat die experts van andere pluimage ook af en toe moeten wennen aan wat is dan voor deelnemers relevant? Hoe ging dat?

Speaker 2
Ja. En met name juristen natuurlijk. Die willen het liefst iedere wijziging er wel in opnemen. Maar ik moet ook zeggen wij hebben een expertisecentrum samen op bij TKP en daarin werken we dus al regelmatig samen met actuarissen en juristen. Dus zo leer je elkaar vakgebied ook beter kennen en kom je ook sneller tot wel een lijst met wijzigingen.

Spreker 1
En dan heb je die lijst met wijzigingen. En hoe weeg je dan wat je graag wil vertellen aan de deelnemer?

Spreker 2
Ja, wij hebben daarvoor eigenlijk vier relevante criteria bedacht. Dus van de eerste zeiden we oké, als het gelijk de hoogte van de uitkering raakt, dan is het echt een relevante wijziging. Of bijvoorbeeld als we verwachten dat deelnemers actie moeten ondernemen omdat er iets verandert, bijvoorbeeld het tijdelijk partnerpensioen komt te vervallen. Een derde die we heel belangrijk vonden is als echt de essentie van de regeling raakt.

Spreker 2
Nou, dat is de meest in het oog springend is natuurlijk je gaat van BB naar een DC regeling. En de laatste als we eigenlijk al hoorden zeg maar bijvoorbeeld bij ons op de frontoffice als er veel vragen over kwamen. Nou, dat is bijvoorbeeld één van de belangrijkste punten is dat deelnemers horen dat het straks een variabele uitkering wordt.

Spreker 2
Ja, hoe en wat betekent dat voor mijn pensioen? Hoeveel gaat dat meebewegen? Dus daarvan zeiden we dat is ook een dusdanige relevante wijziging die we op moeten nemen in de communicatie.

Spreker 1
Dan kan ik me voorstellen dat zeker die laatste bij alle fondsen wel speelt. Zeker. Merk je dan ook nog verschil in de fondsen wat relevant wordt gevonden om te melden over de nieuwe regeling?

Spreker 2
Ja, we zijn gewoon begonnen met één van de eerste fondsen die die gewoon eigenlijk al heel ver was met het implementatieplan. En daarbij hebben we eigenlijk een basis neergezet. Maar je ziet wel, nu we het ook uit moeten rollen bij andere pensioenuitvoerders, dat je echt die check nog wel moet doen. En dat zit er met name dan ook in die uitzonderingsregelingen.

Spreker 2
Daar moet echt nog goed naar gekeken worden. Hoe je dat dan weer plot op die wijzigingen die wij hadden bedacht.

Spreker 1
Ja, en dan heb je een aantal criteria, maar dan heb je nog steeds heel veel mogelijke boodschappen. Hoe ging dat?

Spreker 2
Ja, ja dus wij kwamen uiteindelijk ook wel tot een lijst van 30 wijzigingen. En toen hebben we ook gekeken van hoe kunnen we dit eigenlijk een beetje overzichtelijk maken zodat we het ook kunnen clusteren in de deelnemers communicatie en het daardoor ook behapbaar kunnen maken voor ons deelnemers. En uiteindelijk kwamen we dan uit op acht thema's waar je eigenlijk al die wijzigingen van de fondsen, wel onder kon complotten.

Spreker 2
Dus de ene fonds heeft dan zeven thema's en die andere heeft er acht. Want een van de acht thema's, de achtste thema is namelijk dat het dat er een wijziging heeft plaatsgevonden die niet gelijk gekoppeld is aan de WTP. Ja dus bijvoorbeeld als een ex-student regeling is afgeschaft. Maar de rest kon je eigenlijk allemaal wel onder die acht plotten.

Spreker 1
En dan heb je vanuit daar ook een mooie kapstok om de rest aan op te hangen. Ja.  Hoe zijn jullie tot je doelgroepen gekomen?

Spreker 2
Ja, we hebben als eerste wat wij normaal gesproken natuurlijk ook gebruiken in ons pensioencommunicatie. Onze basis is altijd de status, dus je begint bij actief slapers pensioengerechtigden. De normale indeling. En aanvullend daarop doen we dan ook nog leeftijd. Maar dat doen we niet op ieder onderdeel in de communicatie. Dus echt alleen als wij vinden dat het noodzakelijk is.

Spreker 2
Dus bijvoorbeeld als het gaat om deelnemers die vlak voor pensioendatum zitten. Die willen graag wat meer weten over hoe gaat dat straks schommelen die uitkering? Dus daar zetten we dan specifiek nog deelnemers segmentatie op.

Spreker 1
Wat heeft deze werkwijze zo opgeleverd? Want je begint, het is wel zo fijn om een goed begin te maken. Wat en hoe werkt dat door in de rest van het werk wat nog gedaan moet worden?

Spreker 2
Nou juist door bij die basis te beginnen. En wat je ook ziet aan onze wijzigingen en hoe wij bijvoorbeeld die acht thema's ook geformuleerd hebben, is dat het best nog wel vakjargon bevat. En daar hebben we ook bewust voor gekozen. Want je ziet ook gelijk de relatie met het implementatieplan. Daar is het op dezelfde manier beschreven.

Spreker 2
En wat we hiermee zagen is dat als je dan het gesprek ook aangaat met de pensioenfondsen is dat je ook gewoon op dezelfde taal praat over de wijzigingen. En als je daar eens consensus over hebt, dan kun je daarna nog wel de deelnemers communicatie, de boodschap en daarop formuleren. Maar vaak als je die doorvertaling al gelijk maakt, dan zit het hem in de nuance van welke woorden gebruik je waardoor je misschien net niet die wijziging goed genoeg te pakken hebt.

Spreker 1
En dan worden de juristen en actuarissen ook een beetje zenuwachtig.

Spreker 2
Precies. Ja, ja. Dus eerst de basis pakken.

Spreker 1
Helemaal goed.

[Beeldtitel]
Tips voor het opstellen van een communicatieplan: 
Begin bij de basis

Meer informatie? 
Werkenaanonspensioen.nl