Ga direct naar inhoud

Proces

Vanwege de verschillende partijen, de complexiteit van de materie en de duur van het transitietraject is aandacht voor het proces essentieel. Een projectstructuur en projectplan kunnen inzicht bieden in de te nemen stappen, tijdpad en de betrokken stakeholders/ overlegpartijen. Samen met de benodigde kennis en (extra) capaciteit vormen ze een voorwaarde voor een gestructureerde werkwijze en efficiënt besluitvormingsproces.

Vergroot afbeelding

Projectplan en projectstructuur

Het projectplan bevat de te nemen stappen en het tijdpad. De projectstructuur schetst de inrichting van het besluitvormingsproces (de governance) en de betrokkenheid van de verschillende stakeholders en overlegpartijen.
Het projectplan en de projectstructuur samen hebben tot doel tijdig te komen tot zorgvuldige en gedragen besluiten. Besluiten die leiden tot een evenwichtige pensioenregeling in het nieuwe pensioenstelsel die (technisch) uitvoerbaar is tegen acceptabele kosten. Deze besluiten moeten binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen worden genomen. De wettelijke termijnen zijn in onderstaande afbeelding opgenomen en betreffen uiterste deadlines. 

Vergroot afbeelding

Tip: Het projectplan kan worden gebruikt om het besluitvormingsproces vast te leggen. Het documenteren van de besluitvorming en de overwegingen is handig om terug te kijken, maar kan ook worden gebruikt om anderen mee te nemen in het proces.

Tip: Houdt bij het opstellen van een projectplan ook rekening met de volgende zaken:
- Wat betekent de transitie voor (eventueel) vrijwillig aangesloten werkgevers bij het pensioenfonds? 
- Wat zijn de einddata van de uitvoeringsovereenkomsten en welk  handelingsperspectief kunt u als pensioenfondsbestuur bieden?  
- Eenzelfde vraag geldt voor gedispenseerde werkgevers. Moet in de transitieperiode gelijkwaardigheid worden aangetoond? Het is goed om ook deze groep werkgevers in beeld te houden en mee te nemen in het proces en de communicatie. 
- Attendeer werkgevers op eventuele excedentregelingen.

Afstemmen projectplan

Zowel het pensioenfondsbestuur als sociale partners kunnen het initiatief nemen om een eerste voorstel te maken voor een projectplan. Het ligt voor de hand dat het pensioenfondsbestuur het initiatief neemt en bij het opstellen de pensioenfondsorganen en andere partijen (zoals externe sleutelfunctionarissen en uitbestedingspartijen) consulteert en/of informeert. 

Wie het initiatief ook neemt, het onderling afstemmen voorkomt veelvuldig bijstellen. Bovendien kunnen (en zullen) er verschillende projectplannen en projectstructuren zijn. Deze overlappen waar partijen samenwerken, maar zijn ook deels afzonderlijk. Denk aan de afstemming met de interne geledingen van een partij. Deze interne afstemming bij andere partijen is wellicht inhoudelijk minder interessant, maar voor wat betreft het tijdsaspect wel degelijk relevant. 

Het afstemmen van (de verschillende) projectplannen en projectstructuren met betrokken partijen draagt bij aan een realistisch tijdpad met voldoende ruimte voor zowel onderlinge als interne afstemming. Hieronder enkele voorbeelden en suggesties. 

Lees verder: